Қазіргі қоғам дамуының негізгі үрдістерінің бірі – қарқынды дамып келе жатқан цифрландыру үдерісі. Осыған байланысты соттарда электрондық сот ісін жүргізу енгізіліп, құжаттарды сақтау, есепке алу және пайдалану үдерістерін жетілдіру мақсатында электрондық архив жүйесі қалыптастырылды.
Сондай-ақ, электрондық сот ісін жүргізу бойынша толыққанды пилоттық жоба 2017 жылғы 1 ақпанда Астана қаласының Сарыарқа аудандық сотының базасында іске қосылды.
Электрондық архив – құжаттарды электрондық форматта жинақтауға, жүйелеуге, сақтауға және қажетті ақпаратты жедел іздеуге мүмкіндік беретін ақпараттық жүйе. Ол дәстүрлі қағаз түріндегі құжат айналымын оңтайландырып, архив жұмысының тиімділігін арттыруға ықпал етеді.
Электрондық архивтің артықшылықтарына келетін болсақ — біріншіден, уақытты үнемдеу. Қажетті құжаттарды электрондық жүйе арқылы іздеу, қағаз құжаттарды қолмен қарауға кететін уақытты азайтты.
Екіншіден, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету. Электрондық көшірмелерді жасау және резервтік сақтау шаралары құжаттардың жоғалу қауіпін төмендетті.
Үшіншіден, жұмыс процесін жеңілдетеді. Құжаттарды тіркеу, жүйелеу және іздеу үдерістерін автоматтандыру арқылы қызметкерлердің жұмыс жүктемесін азайтты.
Төртіншіден, ақпаратқа қол жетімділікті реттеу. Электрондық жүйелер әрбір пайдаланушының өкілеттігіне сәйкес құжаттарға қол жеткізу мүмкіндігін белгілеуге жағдай жасады.
Бесіншіден, ресурстардытиімдіпайдалану. Құжаттарды іздеу мен есепке алу үдерістерін автоматтандыру архив жұмысын ұйымдастыруға қажетті уақыт пен еңбек ресурстарын үнемдеуге көмектесті.
Сонымен қатар, электрондық архивті ұйымдастыру кезінде ақпараттық қауіпсіздік талаптарын сақтау маңызды. Сот құжаттарында азаматтардың жеке деректері мен заңмен қорғалатын өзге де мәліметтер болуы мүмкін. Сондықтан оларға қол жеткізу заңнамада белгіленген тәртіппен жүзеге асырылуы тиіс.
Ерекше атап өткен жөн, цифрландырудың құқықтық базасы 2026 жылғы 9 қаңтардағы Қазақтан Республикасының Цифрлық кодекстің қабылдануына байланысты одан әрі дамыды. Аталған кодекс электрондық құжат пен электрондық цифрлық қолтаңбаға қатысты замануи тәсілдерді бекітеді. Атап айтқанда, белгіленген талаптарға сәйкес келетін және уәкілетті тұлғаның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған электрондық құжат қағаз жеткізгіштегі құжатпен тең дәрежеде танылады.
Сот жүйесі цифрландыру бағытында тұрақты дамуды көрсетіп, сот төрелігінің қолжетімділігін, ашықтығын және тиімділігін қамтамасыз етуде.
Осылайша, цифрландыру жағдайында архив жұмысын жетілдіру сот құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге, қызметкерлердің жұмысын жеңілдетуге және азаматтарға көрсетілетін қызметтердің сапасын арттыруға ықпал етеді.
Астана қаласының азаматтық істер жөніндегі
ауданаралық сот әкімшісі
басшысының орынбасары Г.Т. Ашебекова
