Сақтау мерзімдері көрсетіле отырып Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасының Сот әкімшілігі, оның ішінде: облыстардағы, астанадағы және республикалық маңызы бар қалалардағы аумақтық бөлімшелер жергілікті және басқа да соттардың қызметінде жасалатын құжаттар тізбесі Қазақстан республикасы Жоғарғы Соты Төрағасының 08.06.2023 жылғы 6001-23-7-4/129 өкімімен бекітілді.
Құжаттың құндылығын бағалауға сараптама жасаған кезде және құжаттардың сақталу мерзімін анықтау үшін тізбеде тиісті тармақты тауып алу және істерді (нарядтарды) парақ-парақ бойынша қарап шығу қажет. Істерді мұрағатқа уақытша сақтауға тек ғана істер тізіміндегі немесе істердің мұқабаларындағы атаулар бойынша іріктеуге және жоюға тыйым салынады.
Cақтау мерзімі «Тұрақты» – бұл осы құжаттардың Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорына жататындығын білдіреді.
Қазақстан Республикасының уәкілетті мемлекеттік мұрағаттарды және құжаттаманы басқару органы белгілеген тәртіп пен мерзімдерге сәйкес осы құжаттар тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне реттелген күйінде тұрақты сақтауға берілуі тиіс.
Тізбеде қылмыстық істерді сақтау мерзімдері жасалған қылмыстардың санатына қарай Қазақстан Республикасының Қылмыстық кодексінде белгіленген соттылықты өтеу мерзімдерінің негізінде белгіленген. Бұл ретте қылмыстың осы түрін жасағаны үшін Қазақстан Республикасы Қылмыстық кодексінің бабындағы санкциямен көзделген ең жоғары жазалау мерзімі ескерілді. Соттылықты өтеу мерзімі соттылықты өтеу немесе алып тастау соттылықпен байланысты барлық құқықтық салдарлардың күшін жоятындықтан қолданылды.
Тізбеде құжаттардың нақты түрлеріне қойылған «ОСК», «СК» (Орталық сараптау комисияссы, сараптау комиссиясы) белгісі осындай құжаттардың бөлігі тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени маңызы бар екендігін және белгіленген тәртіппен ұлттық құндылық деп танылатынын, яғни Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамдас бөлігі бола алатынын білдіреді. «ОСК»,«СК» белгісі бар құжаттарды Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу олардың құндылығын сараптау уақытында жүргізіледі.
Азаматтық істерді сақтау мерзімдерін есептеу:
1) шешім, сот бұйрығы заңды күшіне енген;
2) істі тоқтату немесе талап арызды қараусыз қалдыру туралы ұйғарым, және өзге де ұйғарымдар заңды күшіне енген күннен бастап жүргізіледі.
Қылмыстық істерді сақтау мерзімдерін есептеу:
1) заңды күшіне енген үкіммен айқындалған жазаны өтеу мерзімі аяқталған;
2) ақтау үкімі, істі тоқтату туралы қаулы заңды күшіне енген;
3) шартты-мерзімінен бұрын өтеу кезінде сотталған жазадан босатылған немесе өзге де негіздер бойынша: рақымшылық жасау бойынша, науқасына байланысты және өзге де мән-жайлар бойынша босатылған;
4) шартты соттау кезінде сынақ мерзімі біткен күннен;
5) сот есі дұрыс еместік жағдайында қоғамға қауіпті әрекет жасаған адамдарға медициналық сипаттағы мәжбүрлеу шараларын қолдануды тоқтату туралы ұйғарым шығарған сәттен бастап жүргізіледі.
Азаматтық талап арыз мәлімделген және қанағаттандырылған қылмыстық істер үшін азаматтық талап арыз бөлігінде үкімді орындау мерзімі ескеріледі.
Ұйымдық-өкімдік құжаттамасы бар істерді (нарядтарды), жеке құрам бойынша құжаттарды, кітаптарды, журналдарды, бақылау өндірістерін, картотекаларды сақтау мерзімдерін есептеу іс қағаздарын жүргізумен аяқталатын жылдан кейінгі келесі жылдың 1 қаңтарынан бастап жүргізіледі. Мысалы, 2016 жылы іс қағаздарын жүргізумен аяқталған ұйымдық-өкімдік құжаттама бар істерді (нарядтарды) есептеу 2017 жылғы 1 қаңтардан басталады.
Әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы істерді сақтау мерзімдерін есептеу қаулы заңды күшіне енген күннен бастап жүргізіледі.
Жеке құрам бойынша құжаттар үшін 75 жыл сақтау мерзімі белгіленген.
«Қажеттілігі өткенге дейін (ҚӨД)» белгісі құжаттардың практикалық маңызы шектеулі екендігін білдіреді. Оларды сақтау мерзімін ұйым (мекеме) анықтайды.
«Ескертпе» деген 6-бағанда бірқатар ескертпелер жекелеген санттағы құжаттарды сақтау мерзімдерін түсіндіреді және нақтылайды. Мысалы, «1Қаржы-шаруашылық қызметті құжаттамалық тексеру аяқталған жағдайда. Тергеу және сот істерінде даулар, келіспеушіліктер туындаған жағдайда – түпкілікті шешім шығарылғанға дейін сақталады» деген ескертпе бухгалтерлік құжаттаманы сақтау мерзімдерін нақтылайды. «Шарттың қолданылу мерзімі аяқталғаннан кейін», «Жаңамен ауыстырғанға дейін» деген ескертпелер сақтау мерзімдерін есептеуді көрсетілген сәттен бастау қажеттігін көрсетеді
«Мемлекеттік сақтауға берілмейді» ескертпесі, әдетте, анықтау сипатындағы құжаттардың сақталатын орнын нақтылайды
Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізуді, құжаттарды іріктеу мен оларды жоюға ресімдеуді ұйымдастыру «Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, жергілікті және басқа да соттардың, Сот әкімшілігінің және Қазақстан Республикасы Сот әкімшілігі департаменттерінің РММ-нің қоса беріліп отырған құжаттарын қалыптастыру, іріктеу, есепке алу, уақытша сақтау және мемлекеттік мұрағат мекемелеріне тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі туралы қағида» сәйкес жүзеге асырылады.
Электрондық құжаттардың сақтау мерзімдері олардың қағаз негіздегі аналогтарының сақтау мерзімдеріне сәйкес келеді. Сақтау мерзімдері 5 жылдан жоғары электрондық құжаттардың қағаз көшірмелері болады.
Б.Исағабылов
Жалағаш аудандық соттың бас маманы
