Апостиль — құжатқа қол қойған тұлғаның қолының және оның өкілеттіктерін растайтын, сондай-ақ осы құжат бекітілген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқалылығын қағаз түрінде немесе электрондық нысанда куәландыратын арнайы мөртаңба.
Гаага конвенциясына сәйкес, басқа бір мемлекеттің аумағында пайдалануға арналған, белгілі бір мемлекеттіңөкілетті органдар берген құжаттарға арнайы мөртабан (апостиль) қойылады. Конвенцияның 5-бабына сәйкес, апостиль қолдардың тұпнұсқалылығын, құжатқа қол қойған адаимның кім екендігін және тиісті жағдайларда бұл құжат бекітілген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқалығын куәландырады. Апостильге қойылған қол, мөр немесе мөртаңба ешқандай растауды немесе заңдастыруды талап етпейді және бұл құжатты Гаага конвенцияға қосылған барлық мемлекеттерде пайдалануға болады.
2021 жылдың қаңтарынан бастап «Әділет органдарынан және өзге мемлекеттік органдардан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою» мемлекеттік қызметі автоматтандырылды.
«Е-Апостиль» ақпараттық жүйесі (бұдан әрі — Е-Апостиль АЖ) – құжаттарды тіркеуге және апостиль «мөртаңбасын» электрондық түрде беруге арналған, апостиль қойылған құжаттардың орталықтандырылған есебі мен бірыңғай мұрағатын қамтамасыз ететін ақпараттық жүйе.
Ақпараттық жүйенің көптеген артықшылықтары бар. Ол 1 (бір) жұмыс күні ішінде апостиль мөртабаны қоюдың жедел орындалуын қамтамасыз етеді, негізгі ресми құжаттың түпнұсқалығын тексеруді оңайлатады, себебі «Е-апостиль» жүйесіне лауазымды тұлғалардың қолтаңбалар мен мөрлерінің үлгілері енгізілген. Ресми құжаттың түпнұсқалығын тексеру бір рет басу арқылы жүзеге асырылуы мүмкін, өйткені жұмыстың негізгі бөлігі электронды түрде апостильдерді нақты бекітудің, қол қоюдың және мөрмен бекітудің қажеттілігінсіз орындалады.
Бұл өтініш берушілерге елімізден тыс жерлерде онлайн режимінде өтініш беруге мүмкіндік береді. Мемлекеттік қызмет алу үшін электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) болуы қажет.
Электрондық цифрлық қолтаңбасы (ЭЦҚ) бар өтініш беруші электрондық апостиль ала алады. Бұрын уәкілетті органға апостиль қою үшін құжаттардың түпнұсқасы ұсынылды, мұндай форматта қағаз құжатты ұсыну қажеттілігі жоқ және компьютер болған жағдайда үйден шықпай өтініш берудің мүмкіндігі бар. Егер қызмет алушының компьютері болмаған жағдайда, «Азаматтарға арналған үкімет» МК» коммерциялық емес акционерлік қоғамына жүгінуге болады.
Апостиль қою үшін ұсынылған құжат құжаттың түпнұсқасын сканерлеу арқылы жүзеге асырылады (ксерокөшірмелерден сканерлеуге жол берілмейді). Электрондық апостиль қою үшін ұсынылатын сканерленген құжат түпұсқаға дәлме-дәл сәйкес келуі тиіс, түзетулерге немесе мәтінді шимайлауға жол берілмейді.
Сонымен қатар, апостильдің мерзімі шектелмеген, алайда құжаттың мерзіміне шектеу қойылуы мүмкін. Кендендік, дипломаттық, консулдық, коммерциялық құжаттар мен жеке куәлік, төлқұжат апостильдеуге жатпайды.
Көрсетілетін қызметті беруші ресми құжаттағы лауазымды адамның қойған қолы мен мемлекеттік органның мөр бедерінің қолда бар үлгілеріне сәйкестігін, сондай-ақ ресми құжатқа қол қойған лауазымды адамның ресми құжатқа қол қоюға өкілеттіктерінің болуын тексеруді жүргізеді.
Көрсетілетін қызметті алушының өтініші мен ұсынылған құжаттары Апостиль қою қағидаларының талаптарына сәйкес келген жағдайда, көрсетілетін қызметті беруші ақпараттық жүйеде электрондық апостиль қалыптастырады және мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін көрсетілетін қызметті алушының «жеке кабинетіне» жібереді.
Электрондық апостильдеудің басты артықшылығы апостиль шығаруға және оның түпнұсқалығын белгілеуге жұмсалатын шығындар мен уақытты қысқарту, апостиль қызметтеріне қол жеткізуді жеңілдету, алаяқтықтан қорғауды арттыру, құзыретті органдардың жүктемесін азайту, құжаттарды жоғалту қаупін азайту, халықтың мемлекеттік қызметтерге қол жеткізуін жеңілдету болып табылады.
Түркістан облысының Әділет
департаментінің тіркеу қызметі саласындағы
әдістемелік қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің
бас маманы, «Қазақстанның заңгерлер одағы»
РҚБ Түркістан облысы бойынша филиалының мүшесі
Ж.Ш.Орынбаева
