Қазақстан Республикасының әділет органдарынан, азаматтық хал актілерін тіркеу және өзге де мемлекеттік органдарынан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою» мемлекеттік қызметін көрсету қағидасы туралы

«Қазақстан Республикасының әділет органдарынан, азаматтық хал актілерін тіркеу және өзге де мемлекеттік органдардан, сондай-ақ нотариустардан түсетін ресми құжаттарға апостиль қою» мемлекеттік көрсетілетін қызметтің (бұдан әрі — мемлекеттік көрсетілетін қызмет) көрсетілу тәртібі мен шарттарын айқындайды және Қазақстан Республикасының әділет органдарынан және өзге мемлекеттік органдардан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою құқығы бар облыстардың, Астана, Алматы және Шымкент қалаларының әділет департаменттері (бұдан әрі — көрсетілетін қызметті беруші) қолданады.

      Әділет министрлігі мемлекеттік қызметтер көрсету тәртібі және мемлекеттік қызмет көрсету тәртібін айқындайтын заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерге енгізілген өзгерістер және (немесе) толықтырулар туралы ақпаратты олар бекітілген немесе өзгертілген күннен бастап үш жұмыс күні ішінде Бірыңғай байланыс-орталығына береді.

      Апостиль қою рәсімінің мақсаты Гаага конвенциясына қатысушы елдердің аумағында әрекет етуге арналған апостиль қойылатын құжаттардың түпнұсқалығы мен тиісті ресімделуіне кепілдік беру болып табылады.

      Көрсетілетін қызметті беруші Қазақстан Республикасының әділет органдарынан, азаматтық хал актілерін тіркеу және өзге де мемлекеттік органдардан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға экстерриториалдық қағидаты бойынша апостиль қояды.

      Облыстардың, Астана, Алматы және Шымкент қалаларының әділет департаменттері өзінің аумақтық бірлігіне сәйкес құжаттарға қол қою құқығы берілген лауазымды адамдардың қол қою үлгілерін (бұдан әрі — қол қою үлгісі) және құжатты берген органның мөр бедерін (бұдан әрі — мөр бедері) лауазымды адамдардың тағайындалуына және орган мөрінің өзгеруіне қарай Әділет министрлігіне жібереді.

         Әділет министрлігі өзекті қол қою үлгілерінің және мөр бедерлерінің үлгілерін жинап, оларды мемлекеттік қызмет көрсету кезінде пайдалану үшін облыстардың, Астана, Алматы және Шымкент қалаларының әділет департаменттеріне жібереді.

       Мемлекеттік көрсетілетін қызметтің процесінің сипаттамасын, нысанын, мазмұны мен нәтижесін, сондай-ақ көрсетілетін ерекшеліктерін ескере отырып өзге де мәліметтерді қамтитын мемлекеттік көрсетілетін қызметке қойылатын негізгі талаптардың тізбесі осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес «Қазақстан Республикасының әділет органдарынан, азаматтық хал актілерін тіркеу және өзге де мемлекеттік органдарынан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою» Мемлекеттік қызмет көрсетуге қойылатын негізгі талаптар тізбесінде (бұдан әрі — Мемлекеттік қызмет көрсетуге қойылатын негізгі талаптар тізбесі) келтірілген.

       Жеке және заңды тұлғалар (бұдан әрі — көрсетілетін қызметті алушылар) мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін қалауы бойынша «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамына (бұдан әрі — Мемлекеттік корпорация) қағаз түрінде немесе «электрондық үкімет» веб-порталы (бұдан әрі — портал) арқылы электрондық түрде осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес өтініш береді.

       Көрсетілетін қызметті алушы не сенімхат бойынша оның өкілі Мемлекеттік корпорациясына немесе портал арқылы жүгінген кезде мемлекеттік қызметті көрсетілетін қызметтер үшін қажетті құжаттардың тізбесі Мемлекеттік көрсетілетін қызметке қойылатын негізгі талаптар тізбесінің 8-тармағында көзделген.

         Көрсетілетін қызметті алушының жеке басын куәландыратын құжаттары туралы мәліметтерді, көрсетілетін қызметті алушының бюджетке баж сомасын төлегенін растайтын құжатты (ЭҮТШ арқылы төленген жағдайда), сондай-ақ Қазақстан Республикасының аумағында жүргізілген азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеу туралы мәліметтерді көрсетілетін қызметті беруші және Мемлекеттік корпорация қызметкері тиісті мемлекеттік ақпараттық жүйелерден «электрондық үкімет» шлюзі арқылы алады.

      Ақпараттық жүйелерде тиісті мәліметтер болмаған кезде Мемлекеттік корпорацияның немесе көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері құжаттардың электрондық/қағаз көшірмелерін жаңғыртады, содан кейін апостиль қоюға жататын құжаттарды қоспағанда, түпнұсқаларды көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады.

       Көрсетілетін қызметті алушылардан ақпараттық жүйелерден алынуы мүмкін құжаттар мен мәліметтерді талап етуге жол берілмейді.

       Көрсетілетін қызметті алушы, егер Қазақстан Республикасының заңдарында өзгеше көзделмесе, мемлекеттік қызметтерді көрсету кезінде ақпараттық жүйелердегі заңмен қорғалатын құпияны құрайтын мәліметтерді пайдалануға келісім береді.

       Көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік көрсетілетін қызметтерді көрсету мониторингінің ақпараттық жүйесіне мемлекеттік көрсетілетін қызметті көрсету сатысы туралы деректерді енгізуді қамтамасыз етеді.

      Ақпараттық жүйе істен шыққан жағдайда көрсетілетін қызметті беруші ақпараттық-коммуникациялық инфрақұрылымға жауапты қызметкерін дереу хабардар етеді.

      Бұл жағдайда ақпараттық-коммуникациялық инфрақұрылымға жауапты қызметкер ақпараттық жүйенің істен шығу себептерін анықтау бойынша шаралар қабылдайды және 1 (бір) жұмыс күні ішінде техникалық проблема туралы хаттама (акт) жасайды және оған көрсетілетін қызметті беруші қол қояды.

       Көрсетілетін қызметті алушы электрондық цифрлық қолтаңбасы (бұдан әрі — ЭЦҚ) болған жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызметті электрондық нысанда портал арқылы алуға мүмкіндігі бар.

      Көрсетілетін қызметті алушы өтінішті портал арқылы тапсырған кезде «жеке кабинетіне» өтініш түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде мемлекеттік көрсетілетін қызметке сұрау салуды қабылдау туралы мәртебесі жіберіледі.

      Көрсетілетін қызметті алушы жұмыс уақыты аяқталғаннан кейін, демалыс және мереке күндері жүгінген кезде, еңбек заңнамасына сәйкес өтініштерді қабылдау келесі жұмыс күні жүзеге асырылады.

      Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алуға электронды форматтағы өтініш және Қағидаларда көрсетілген қажетті құжаттардың тізбесі өтініш берушінің ЭЦҚ пайдаланумен портал арқылы беріледі.

      Көрсетілетін қызметті беруші қол қою үлгісі мен мөр бедерінің өтінішке тіркелген апостиль қоюға жататын электронды не сканерленген құжаттың тұпнұсқасына сәйкестігін, сондай-ақ өтінішпен қоса берілген құжаттардың Конвенция мен Бірыңғай қағидалардың талаптарына сәйкестігін тексереді.

      Өтініш пен оған қоса берілген құжаттар Конвенция мен Бірыңғай қағидалардың талаптарына сәйкес келмеген кезде, көрсетілетін қызметті беруші өтініш түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде мемлекеттік қызметті көрсетуден дәлелді бас тарту түрінде көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының ЭЦҚ қойылған электрондық құжат нысанында мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін дайындайды және көрсетілетін қызметті алушыға жібереді.

      Көрсетілетін қызметті алушының өтініші мен қоса берілген құжаттары Қағидалардың талаптарына сәйкес келген жағдайда, лауазымды тұлға тура сол жұмыс күні «Е-Апостиль» ақпараттық жүйесі арқылы апостиль қоюға жататын электронды құжатта электронды апостильді қалыптастырады және уәкілетті тұлғаның ЭЦҚ қойылған мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін «электрондық үкімет» шлюзі арқылы өтініш берушінің «жеке кабинетіне» жібереді.

        Құжаттарды апостильдеу келесі жұмыс күніне тағайындалады.

      Апостиль беру аумағына қарамастан құжаттың электронды/қағаз түрінде көрсетілгеннен кейін және апостиль қою үшін мемлекеттік баж төленгеннен кейін сол күні қойылады.

      Көрсетілетін қызметті беруші ұсынылған құжатты салыстырады, құжатқа «апостиль» мөртабанын қояды және көрсетілетін қызметті алушыға осы Қағидаларға 3-1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының ЭЦҚ қойылған электронды форматтағы құжат түрінде мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін береді.

      Белгіленген күні апостиль қоюға жататын құжат ұсынылмағанда, ұсынылған құжаттар Конвенция мен Бірыңғай қағидалардың талаптарына сәйкес келмегенде немесе ұсынылған құжаттардың толық болмау фактісі анықталған жағдайда, құжаттар ұсынылған немесе ұсынылмаған сәттен бастап көрсетілетін қызметті беруші сол жұмыс күні ішінде мемлекеттік қызметті көрсетуден дәлелді бас тарту түрінде көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының ЭЦҚ қойылған электрондық құжат нысанында мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін дайындайды және көрсетілетін қызметті алушыға порталға жібереді.

Электрондық апостиль азаматтардың уақытын үнемдеп, халықтың мемлекеттік қызметтерге қол жеткізуін жеңілдетеді.             

Осыған байланысты   апостиль     халықаралық       құжат   алмасуда  маңызды  құрал    және қазіргі уақытта  мемлекеттік қызметтердің сұранысқа ие түрлерінің  бірі  болып табылады.

Түркістан облысының Әділет

департаментінің  тіркеу қызметі саласындағы

әдістемелік қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің

бас маманы, «Қазақстанның  заңгерлер одағы» 

РҚБ Түркістан облысы бойынша филиалының мүшесі Ж.Ш.Орынбаева