Одной из функциональных задач работника канцелярии суда является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У работников, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.
Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.
Основные типы:
Письмо
Электронная почта
Телефонограмма
Докладная или служебная записка
Объяснительная
Заявление
Жалоба
В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:
Номер (№) документа
Дата (ч.м.г.) регистрации
Кому направлен документ (от кого поступил)
Тип регистрируемого документа
Описание
На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.
Две программы для успешной автоматизации документооборота
Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:
Номер (№) документа
Дата (ч.м.г.) регистрации
Тип регистрируемого документа
Исполнитель
Срок исполнения
Отметка исполнения
Имандинов С.К.
Главный специалист
Специализированного межрайонного суда
по делам несовершеннолетних Акмолинской области
