Қазақстан республикасы Жоғарғы Соты Төрағасының 08.06.2023 жылғы 6001-23-7-4/129 өкімімен Сақтау мерзімдері көрсетіле отырып Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасының Сот әкімшілігі, оның ішінде: облыстардағы, астанадағы және республикалық маңызы бар қалалардағы аумақтық бөлімшелер жергілікті және басқа да соттардың қызметінде жасалатын құжаттар тізбесі бекітілді.
1.«Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес Қызылорда облысының мамандандырылған ауданаралық әкімшілік соты әкімшісінің қызметінде пайда болған тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени айрықша маңызы бар және белгіленген тәртіппен Ұлттық архив қоры құрамына енгізілген құжаттар, халықтың тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оларды Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.
Көрсетілген құжаттар мемлекеттік архивтің тұрақты сақтауына тапсырылғанға дейін Қызылорда облысының мамандандырылған ауданаралық әкімшілік соты әкімшісінің ведомстволық архивінде сақталады.
2. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архиві Ұлттық архив қоры құжаттарын, сонымен қатар, оның құрамына жатқызылмаған құжаттарды ведомстволық сақтау сатысында жинақтау, есепке алу, сақтау, реттеу және пайдалану мақсатында құрылады.
3. Ведомстволық архивтердегі құжаттарды уақытша сақтаудың шектік мерзімін уәкілетті орган анықтайды.
4. Жалағаш аудандық соты әкімшісі ведомстволық архиві құжаттарды сақтау үшін архивті қажетті бөлмелермен, жабдықтармен және кадрлармен қамтамасыз етеді. Архивтік құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындауға, тасымалдауға, тапсыруға байланысты барлық жұмыстар мен шығыстар Сот әкімшілігінің Қызылорда облысы бойынша департаментінің күші мен қаражаты есебінен жүзеге асырылады.
5. Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған құжаттарды жоғалтқаны және бүлдіргені үшін Жалағаш аудандық соты әкімшісінің және архивке жауапты лауазымды тұлғалары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады.
6. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архиві өз қызметінде Қазақстан Республикасының архив ісі жөніндегі заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерін, жоғары тұрған орган басшыларының және Қазақстан Республикасы Сот әкімшілігінің Қызылорда облысы бойынша департаменті басшысының бұйрықтарын (өкімдерін), жергілікті атқарушы органның, тиісті мемлекеттік архив мекемесінің нормативтік-әдістемелік құжаттарын және Қызылорда облысының мамандандырылған ауданаралық әкімшілік соты әкімшісініңведомстволық архиві туралы ережені басшылыққа алады.
7. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архиві туралы ереже, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Соты Төрағасының 2016 жылғы 16 мамырдағы №6001-16-7-4/98 өкімімен бекітілген, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасының Сот әкімшілігі, оның ішінде: облыстардағы, Астанадағы және республикалық маңызы бар қалалардағы аумақтық бөлімшелер жергілікті және басқа да соттардың қызметінде құжаттарды қалыптастыру, іріктеу, есепке алу, уақытша сақтау және мемлекеттік архив мекемелеріне тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі туралы Қағиданың №1 қосымшасы «ұйымның ведомстволық архиві туралы үлгілік ережесі» негізінде әзірленеді және Қызылорда облысының мемлекеттік архивінің келісімімен Жалағаш аудандық сотының төрағасымен бекітіледі.
8. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архиві сот төрағасы бекіткен жоспарға сәйкес өз қызметін жүзеге асырады және өз жұмысы туралы есеп береді.
9. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архивінің қызметіне бақылауды Сот әкімшісінің басшысы жүзеге асырады.
10. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архивінде құжаттардың сақталуына ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылықты жергілікті мемлекеттік архив мекемесі жүзеге асырады.
Ведомстволық архив Жалағаш аудандық соты әкімшісінің құрылымдық бөлімшесі ретінде ұйымдастырушылық – құқықтық негізде қызмет атқарады.
11. Архивтің негізгі міндеттері:
1) құрамы осы ереженің 2-бөлімінде қарастырылған құжаттарды жинау;
2) архивте уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізудің сапасын, сақталуын, есепке алынуын және пайдаланылуын қамтамасыз ету;
3) Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған құжаттарды мемлекеттік архив мекемесіне тұрақты сақтауына дайындау және тапсыру;
4) іс жүргізу мен архив ісін жетілдіру саласында әдістемелік басшылықты жүзеге асыру болып табылады.
12. Жалағаш аудандық соты әкімшісінің ведомстволық архиві жүктелген міндеттерге сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:
1) архивтің толықтыру көзі болып табылатын соттың құжаттарын белгіленген тәртіппен уақытша сақтауға қабылдау;
2) Жалағаш аудандық соты әкімшісінің сараптау комиссиясының жұмысына қатысуды;
4) архивке сақтауға құжаттар тапсыру кезінде соттың құжаттар құндылығына сараптама жүргізуде әдістемелік көмек көрсетуді;
5) архив қорында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізеді, тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер құрастырады және белгіленген тәртіппен жергілікті мемлекеттік архивтің сараптау-тексеру комиссиясына көрсетілген істер тізімдемесі мен актіні келісуге және бекітуге беруді;
6) мемлекеттік сақтауға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбесін құрастыруға қатысуды;
7) сақтауға қабылданған құжаттарды есепке алуды және сақтауды қамтамасыз етуді жүзеге асырады;
8) аса құнды құжаттарды анықтайды, сол құжаттардың сақтандыру көшірмелерін жасайды және есепке алуды ұйымдастырады;
9) сақтаудағы Ұлттық архив қоры құжаттары мен жеке құрамының саны мен құрамы туралы паспорттық есептік мәліметтерді жыл сайын құрастырады және үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік архив мекемесіне жібереді;
10 тиісті мемлекеттік архив мекемесіне тұрақты сақтауға бұрын тапсырылған құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппаратымен сабақтастығын ескере отырып сақтаудағы құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құрады және жүргізеді;
11) Ұлттық архив қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік архив мекемесіне тұрақты сақтауға әзірлейді және белгіленген тәртіппен тапсыруды жүзеге асырады;
12) сот жұмысында істерді қалыптастырудың, рәсімдеудің және жедел сақтаудың дұрыстығына тексеруді жүзеге асырады;
13) ғылыми және практикалық мақсатта өткенді шолудың құжатты ақпаратын пайдалануды жүзеге асырады;
14) аудандық және оған теңестірілген соттар әкімшілерінің ведомстволық архиві және құрылымдық бөлімшелер қызметкерлерінің біліктіліктерін арттыру жөніндегі іс-шараларды өткізуге қатысады.
15) заңды құқықтары мен мүдделері үшін жеке және заңды тұлғаларға олардың сұраныстары бойынша сақтаудағы құжаттар негізінде оларға архивтік анықтамалар немесе архивтік құжаттардың көшірмесі беріледі.
13. Архив жүктелген міндеттер мен функцияларды жүзеге асыру үшін:
1) белгіленген тәртіппен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне, соттың құрылымдық бөлімшелеріне өз құзыреті шегінде нұсқау беруге;
2) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінен, соттан оның жұмысы үшін қажетті мәліметтерді сұрауға құқылы;
14. Аркивке:
1) Жалағаш аудандық соты әкімшісінің тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын іс жүргізуі аяқталған басқарушылық құжаттары,
2) мекеме қызметінде пайда болған басқа да, соның ішінде ақпаратты дәстүрлі және электрондық тасығыштардағы дыбыстық-бейне, ғылыми-техникалық құжаттама;
4) құрылымдық бөлімшелерде қалыптасқан құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат және мәлімет базасы келіп түседі.
Судьялар Одағының мүшесі
аудандық соттың бас маманы Б.Исағабылов
